Не позволявайте на работните срещи да вгорчат деня ви

„Наскоро бях на работен обяд с няколко колеги от една страхотна компания. Изпълнителният директор си тръгна, защото му изникна нещо и „командването" пое следващият според йерархия. Всички харесваха дамата, която говореше по време на обяда, но колегите споделиха, че работните им срещи напоследък са се удвоили. Те описваха моя кошмар.

Сега не мисля, че работните срещи са напълно безсмислени. Но смятам, че повечето компании правят безсмислени срещи, включително и моята собствена. И хората в моята компания VerticalResponse ще ви кажат, че знаят как се чувствам", казва изпълнителният директор на фирмата Жанин Попик пред сайта Inc.com .

Предполагаме, че много от вас са съгласни с дамата, но има и такива, които ще заявят, че техните срещи са ползотворни.

Ето и 6 причини, поради които си струва да мразите работните дискусии и да ги считате за ненужни. Вгледайте се внимателно и намерете начин да обърнете негативите в позитиви.

1. Срещите позволяват на хората да се мотаят с вземането на решения

Дори да имате краен срок (ако той е поставен от някое лице на по-висока позиция от вашата), той може да бъде променен с една среща. Например, ако трябва да обсъждате бюджета за дадена кампания, в последния момент търговският директор може да ви каже, че е зает.  Той ще насрочи срещата за след седмица, което ви връзва ръцете за седем дни и вие не можете да комуникирате с потенциални клиенти или рекламни агенции.

Попаднете ли в такава ситуация, по-добре настоявайте за среща по-рано, особено ако спъва значително работния ви процес и има възможност да загубите клиент. Ако човекът, който ви трябва, се дърпа, поставете въпроса на по-високо ниво. Той може и да иска да се мотае, но не и вие.

2. Повечето хора, които участват в работна среща, не трябва изобщо да са там

Това се познава най-вече по тракането на клавиатурата от участници, които отговарят на мейли или просто си вършат друга работа. Не е изключено дори да се забавляват по скайп или Facebook.

Аналогът на компютрите са телефоните, които макар и с изключен звук, продължават да ангажират техните собственици и те постоянно да питат: „Може ли да повторите?", което си е чиста загуба на време, казва Жанин.

Ако вие трябва да свикате срещата имайте това предвид и съберете наистина необходимите хора. Колкото по-малко, толкова по-добре,

3. Хората свикват срещи, защото ги е страх да вземат решения

Те викат прекия си началник и тези над него, за да могат да прехвърлят отговорността на някой друг. Ей, хора, замисляли ли сте се, че вероятно вие сте наети на тази позиция, за да предлагате своята гледна точка и да давате собствени решения на възникналите ситуации?

4. Повечето хора, които свикват среща, нямат ясна представа какво точно ще говорят и как ще протече тя

Ето и една идея: В началото на срещата започнете с: „На тази среща ние трябва да си извадим изводите по еди кой си въпрос" или „Ето какво ще правим на тази среща".

5. Хората свикват срещи за половин час за неща, които могат да бъдат решени за 5 минути

Трима души могат доста по-бързо да стигнат до дадено решени за разлика от 30. Повечето срещи започват и с PowerPoint презентация, която отнема само от безценното им време. И на финала изводът е, че трябва да се направи нещо по въпроса без да се казва какво. Изненада! Направете нещо по въпроса и давайте предложения. Дори и да са грешни, пак е по-добре от празния поглед и мълчание.

6. Повечето срещи струват пари

Не става въпрос за място или някакъв кетъринг, а за по-глобални сметки. Срещите се организират, за да се подобри бизнесът, но това случва ли се в действителност?