Двете думи, които вбесяват всеки шеф

Преди около година се появи едно изследване, в което се твърдеше че словосъчетанието "Ще се опитам..." означава, че лицето, което използва тези думи неосъзнато,  планира да се провали.

Има едно друго словосъчетание, което също гарантира провал и е доста омразно на почти всички хора на управленски позиции. Става въпрос за:

„Да, но... "

Шефовете мразят да чуват тези две думи, защото служителите, които ги използват, го правят, за да отхвърлят добри съвети, които не искат да чуят.

Например:

Служителят идва да се оплаче на шефа.
Той, от своя страна, му обяснява как да се справи с проблема.
Служителят казва: "Да, но ..." и казва причината, поради която това решение няма да проработи.
Шефът се опитва да преодолее това възражение.
Служителят обаче казва: "Да, но ..." и отново добавя друга причина, поради която решението няма да проработи.
И т.н.

В крайна сметка историята продължава в следните два сценария:

- Служителят лишава шефа от план за действие и двамата (и работникът, и неговият директор) стават безпомощни. Провалът е неизбежен.
- Шефът остава доста разочарован от реакцията на служителя и му казва: "Просто направи това, което ти казах, по дяволите!", а служителят започва да се чувства обиден и ядосан и предприема действия, но с половин уста и без ентусиазъм. Тоест, провалът е неизбежен.

Нито един от тези два резултати не е идеален. За щастие, има един лесен начин шефовете да избегнат синдрома "Да, но...". Ето и кой е той.

1. Разнищете целия проблем из основи.

Когато работникът или служителят дойде да ви се оплаче, не започвайте веднага да му давате съвети, дори ако решението изглежда очевидно за вас. Вместо това му задайте няколко въпроса, които касаят оплакването му, така че да слезете под повърхността на проблема. Най-важното е да разберете как се чувства в тази ситуация самият подчинен.

Например:

Когато мислиш за ситуацията, какво друго ти идва на ума?
Попитайте какво го е накарало да дойде при вас и да изтъкне проблема точно сега и защо държи да привлече вашето внимание, а не се опита сам да разреши проблема.
Попитайте го как би се почувствал, ако осъзнае, че нещата не са толкова драматични и че все пак решение има.
Тези два въпроса ще направят неговите по-нататъшни оплаквания по-трудни.

2. Помолете служителя сам да предложи решение на проблема.

За всеки проблем си има решение и това е ясно. В повечето случаи, проблемът не бива разглеждан от всички гледни точки и затова решението му става много трудно за откриване. Ако накарате самият служител да разреши ситуацията, това ще му даде поле на действие и той ще продължи напред по-мотивиран.

В някои случаи работникът ще каже: "Не знам какво да правя." Ако това се случи, отговорете с: "Аз знам какво трябва да се направи и очаквам и ти да се сетиш!". Така ще покажете на служителя, че не искате да виждате в него „умствена безпомощност".

И в двата случая, изслушайте тихо каквото има да ви казва работникът.

3. Осигурете си най-добрия съвет.

Кажете нещо такова: "Сега ще ти кажа моето мнение за това как трябва да се заемеш с този проблем, но след това искам да чуя как точно смяташ да се съобразиш с него."

След това попитайте служителя: "Имаш ли още въпроси?"
Ако работникът ви залее с въпроси, отговорете най-правилното, което ви хрумне.

Ако служителят продължи да ви убеждава, че вашите съвети няма да са ефикасни (с "Да, но..."), му кажете директно: "Това е най-добрият съвет, който мога да ти дам и държа да опиташ да го приложиш. Ако след като положиш това усилие, все още няма резултати, можем да преразгледаме въпроса."

Край на заседанието.

Защо тази тактика работи?

Процесът, описан по-горе, позволява на вас и на служителя ви да намерите възможни решения по належащия проблем. Решението се основава върху творческата мисъл на самия работник, който трябва да вникне в проблема и да участва в разработването на едно изпълнимо решение.

По-добре е да завършите темата с: "Това е най-добрият ми съвет.", отколкото с: "Просто направи това, което ти казвам, по дяволите!", защото така няма да създадете негодувание у своя подчинен, а ще му оставите впечатлението, че сте го изслушали и сте се опитали да му помогнете.