Как да направите офис срещите максимално полезни

Срещите и заседанията в офиса са едни от най-сериозните пречки на производителността, не защото те не носят информационна стойност, а защото понякога губят ценно време. За да бъдете максимално концентрирани в работата си, вие трябва да елиминирате безполезните срещи, от които така или иначе няма да научите нищо полезно.

На своите заседания някои фирми решават да премахнат частта с презентирането, като предварително изпращат необходимата информация на своите служители. По този начин всички отиват подготвени на срещата, без да се налага да се губи допълнително време с изнасянето на презентация.

Все пак използването на подобен метод крие рискове – изпратен материал невинаги означава прочетен материал. Затова в началото на всяка среща в офиса, информацията отново трябва да бъде раздадена, за да могат служителите да опреснят спомените си или набързо да прочетат необходимото.

След като четенето приключи, е време да започне дискусията. По този начин ще осъществите връзка между работещите и най-важното – ще направите смислен дебат по важна тема, засягаща компанията и нейната работа. В случай, че материалът е бил лесен за разбиране и добре структуриран, едва ли ще има въпроси по него. В този случай срещата в офиса може да продължи не повече от 20-30 минути.

В допълнение към редуцирането на презентирането, ето и още няколко техники, които ще ви помогнат да елиминирате безполезните срещи:

1. Определете целта на срещата. Започнете събирането с простичкия въпрос: „Каква е целта на тази среща?'. По този начин ще запазите фокуса върху най-важната тема, без да губите време в излишни приказки.

2. Определете водеща фигура на събирането. Всяка офис среща се нуждае от лидер, който да я води. Повече от един такъв човек би попречило на добрата организация. Основната задача на временния лидер е да гарантира добрата комуникация и разговор, без да позволява само на няколко човека да доминират в дискусията.

3. Посочете човек, който да води бележки. Този човек не трябва да документира всяка казана дума. Това трябва да бъде някой, който е запознат много добре с тематиката на срещата и който може да записва само най-важните, ключови думи. Събраната информация би била полезна не само за служителите, но и за ръководителите, които лесно могат да се запознаят с идеите и настроенията на подчинените си.

4. Направете обобщение на основните точки от срещата. Не прекратявайте събранието, без да сте извели основните изводи, елементи на действие и следващи стъпки. Не забравяйте да попитате хората какво според тях може да се подобри в срещите, за да бъдат те максимално полезни и улеснени.