Повечето бизнес срещи са огромна загуба на време. Различни хора се срещат, обсъждат проекти, дават идеи и в крайна сметка повечето пъти нищо не се случва. Бизнес проучване установи, че хората прекарват по почти 6 часа седмично в заседания, като 71% от американските служители смятат, че тези срещи не са „особено продуктивни“.
Разбира се, конферентните заседания могат да варират в широки граници. Независимо дали са малки или големи, дали се провеждат на живо или в онлайн пространството, бизнес срещите могат да бъдат ефикасно средство за комуникация. Условието за успех обаче включва добър замисъл и добро управление. Ето и кои са стъпките, които ще ви помогнат да превърнете всяка своя среща в голям успех:
1. Обмислете какъв резултат желаете. Преди да уговаряте каквато и да е среща и да каните хора на нея, помислете за това какво искате да постигнете по този начин. Каква е целта на срещата? Кои ще бъдат най-подходящите хора, с които да се видите? Може ли да постигнете същите резултати по по-бърз начин? Например да се обадите на някого по телефона и направо да разговаряте, или просто да изпратите имейл. Лошите срещи могат да имат обратния ефект от желания – загуба на време и пари.
2. Създайте дневен ред. След като ясно сте дефинирали целите на срещата, която искате да организирате, време е да създадете нейния дневен ред. Реализацията на успешните срещи се крепи на ясните програми. Дневният ред издава не само какво да очакват хората, но и очертава темите за дискусия, определя рамките и обхвата, изброява основните проблеми и заявява желаните цели. Задължително трябва да разпространите информацията предварително, за да не губите ценно време на самата среща.
3. Определете и поканете ключови участници. Идентифицирайте кои са важните хора, от които се нуждаете на заседанието. Включете всички хора, които мислите, че ще ви помогнат да постигнете желаните резултати. Ще ви бъде по-лесно да съставите този списък, след като вече имате завършената програма. Включете и по поне един представител на групи, които ще бъдат засегнати от евентуални решения по време на тази среща.
4. Представете проблемите и останете фокусирани върху целта. Започнете и завършете срещата си в срок. Уверете се, че имате всички нужни документи. Подредете информацията така, че да я намирате лесно. Говорете ясно, с уважение и конструктивно. Насърчавайте присъстващите хора да говорят, защото в противен случай за тях това би било една напълно безсмислена среща.
5. Приключване на срещата. След като дневният ред бъде изпълнен или определеното време изтече, срещата трябва да приключи. Избягвайте удължаване на срещата. Това може да се случи, само ако има голямо желание за дискусия от страна на другите участници.
Коментари
Остави коментар