Как да станете по-организирани

Понякога работата може да бъде възпрепятствана не от нежелание и демотивация, а от грешно разпределение на времето. На колко от вас ви се е случвало да решите да свършите определен брой неща за деня, но така и да не успеете да го направите? Непланирани срещи, дълги събрания, нежелани имейли – сякаш всичко работи срещу вас с единствената идея вие самите да не можете да работите.

Добрата новина е, че може да поемете отговорността за своя професионален живот, само ако се придържате към няколко прости правила. Всичко, от което се нуждаете, е една малка инвестиция на време. То ще ви е нужно, за да развиете собствения си усет към по-добра организация. Вие трябва да изградите „филтрираща“ система, която да отсява маловажните от важните неща. Ето и насоките, които ще ви помогнат да станете по-организирани и да увеличите своята продуктивност:

1.Определете реалистични цели и останете фокусирани върху тях. Хубаво е човек да се цели на високо, но никога не прекалено. Трябва да сте наясно какви са вашите способности и какво може да свършите за един ден, една седмица или един месец. Когато определите целите си, останете фокусирани върху тях, за да успеете да си свършите работата навреме.

2.Записвайте задачите си. Няма значение дали ще бъде в традиционен хартиен тефтер или в последното технологично изобретение – важното е да имате нагледно нещата, които ви чакат. Лепящите се хвърчащи листчета не са добър вариант, защото винаги някое може да се загуби, пък и с тях по-трудно следвате хронологията.

3.Определяйте приоритетите си в началото на всеки работен ден. Всяка сутрин отделяйте по 10-15 минути, в които да прегледате задачите за деня и да направите план как трябва да бъдат изпълнени те. Ако е необходимо, през това време изключете телефона си и не обръщайте внимание на имейла. Запомнете, че всеки човек има право на лично време, в което никой друг да не го безпокои.

4.Дайте приоритет на приоритетите си. Най-важните ви задачи минават в графата „приоритети“. В нея обаче трябва да има йерархия, тоест да подредите по важност вече подбраните приоритети. По този начин ще бъдете сигурни, че никога няма да пренебрегнете най-важните неща за сметка на останалите. Много хора правят грешката първо да започват с лесните задачи и едва след това да се залавят с важните. Това обаче е опасен подход, тъй като много често не остава достатъчно време именно за приоритетите.

5.Подреждайте бюрото, документите и компютъра си. Трудно е да останете организирани, когато на работното ви място цари истинска каша. Отделяйте си по час-два всяка седмица, за да слагате всичко в ред. По този начин ще си спестите време, защото няма да се лутате всеки ден, когато търсите нещо определено. Наблегнете на нещата, които ползвате по-често, тъй като те са с най-голямо значение за вашата работа и по-добра организираност.