Навици, които вбесяват колегите ви

Бизнес етикетът не е измислен само като социална норма, той съществува за да имаме нормална среда, в която служебните отношения да бъдат максимално ефективни при постигането на резултати.

Понякога обаче не е нужно да следваме етикета буквално, а чисто и просто да се постараем да не дразним хората, с които работим, излишно. Ето списък с неща, които ако се срещат сред навиците ви, рискувате да си създадете неприятели в офиса:

1. Пишете имейл, за да съобщите, че сте звънели по телефона...

Търсите колега по телефона, оставяте съобщение на гласова поща, пишете SMS и след всичко това смятате за необходимо да напишете и писмо. Минути по-късно, след като не получите отговор, прибягвате и до социалните мрежи – пишете на стената му във Facebook, пращате му съобщения в Twitter...

А всъщност колегата ви е абсолютно наясно, че го търсите по спешност, но той в действителност е зает в момента и не може да ви отговори – важна среща, заседание, презентация... Със сигурност ще ви потърси при първа възможност, но защо е необходимо да го „спамите" по всеки възможен начин и то абсолютно безсмислено. Ако можеше, щеше да ви вдигне още след третото позвъняване. Дайте на хората нормално време за реакция, понякога те са точно толкова заети, колкото сте и вие. Не губете времето им с излишни комуникационни вериги, които те после трябва да проследяват...

2.Преструвате се, че звъните само да ги чуете

Звъните на колега, с когото не сте много близки в офиса и провеждате непринуден разговор в стил общи приказки, а всъщност искате от него услуга, но не подхождате директно към въпроса. Вие го знаете, но и той го знае и това много често му действа дразнещо.

Ако искате нещо от някого, не се правете, че не е така, не само по-трудно ще го постигнете, ами и обиждате интелекта на човека, с когото общувате.

3. Забравяте, че „не" е новото „да"

Възпитани сме да казваме „да" на почти всичко, което ни помолят. „Да" е очакваният отговор, когато ни поискат помощ или услуга, „да" не наранява ничии чувства, „да" е политически коректно.

Само че, когато кажем „да" твърде много пъти, се случва така, че не успяваме да изпълним поетите задължения и така не само не правим възпитаното нещо и не помагаме на човека, ами и сме го подвели и разочаровали.

Ето защо днес „не" е новото „да" – защото е по-честно да не поемаме задачи, които няма да можем да свършим, излъгвайки нечии надежди и защото понякога това е единственият начин да спасите нещо истински ценно – времето. Време, за да вършите нещата, които наистина трябва да бъдат свършени.

5.Забравяте, че „не", означава „не"

Ако попитате нещо и получите отрицателен отговор, ако не работите в отдел продажби, не питайте отново – 39% от хората, обобщили тези точки, намират това за изключително дразнещо.

6. Принуждавате колега да чете цял имейл, преди да разбере какво искате да му кажете

Ако е необходимо, пишете и пояснения, но бъдете максимално кратки и ясни, когато съобщавате важната част от информацията и то в самото начало. Дайте на получателя възможността да реши дали иска да прочете целия текст, но не го принуждавайте да го прави.

7. Предполагате, че това, което е спешно за вас, трябва да е спешно и важно за всички останали

За ваша информация, то почти никога не е. Когато класифицирате някое писмо в категорията „висок приоритет", получателят разбира, че това съдържанието е важно за вас и нищо повече. Най-ясно е, когато използвате полето „относно", за да привлечете внимание, а не да налагате своята приоритетност върху останалите.

8. Използвате бутона „Отговори на всички"

Това е риск, който никой не обича да поема, особено принуден от друг – един ден ще изпратите нещо на някого, който не трябва да го вижда и нещата няма да са вече същите.

По-добре винаги добавяйте получателите ръчно, за да сте сигурни, че имате контрол над списъка.

9. Спорите, критикувате или съобщавате лоши новини по имейл

Ако новината е добра, спокойно можете да я съобщите по този начин, но ако не е, винаги е редно да го направите лично или поне по телефона.

Всичко останало, което вършите по електронен път, вместо очи в очи също е изключително дразнещо за хората около вас. Това се възприема като криене зад технологията и някаква форма на страхливост.