10 лесни начина да сте по-продуктивни на работа

Управлението на времето и организационните умения често са ключови за цялостната продуктивност както на работното място, така и в личния живот. Спазването на крайни срокове, подготовката за презентации и предоставянето на редовни актуализации за висящи задачи, са отличителни белези на всеки добър служител.

Да се научите как да сте по-продуктивни на работа понякога е въпрос на малки промени в начина, по който подхождате към ежедневните си задачи.

Предлагаме ви 10 лесни начина да увеличите производителността си на работното място

1. Фокусирайте се само върху една задача

Макар да сте опитни в жонглирането на множество проекти или задачи (т. нар. multitasking), фокусирането върху едно-единствено нещо може да ви помогне да бъдете по-успешни.

Когато се опитваме да се концентрираме върху повече от една дейност, губим несъзнателно част от времето си само за преход между задачите. По този начин някои от тях остават недовършени или се изпълняват с по-малка ефективност.

2. Правете си редовни кратки почивки

Липсата на време за презареждане през деня може да допринесе за чувство на умора и прегаряне, което да навреди на общата ви производителност. Планирайте няколко кратки почивки през деня и използвайте това време, за да изчистите ума си и да помислите за нещо приятно, което не е свързано с работа. Включете в графика си времето за почивка и не го пропускайте!

Снимка: iStock

3. Дайте приоритет на най-важните си задачи

Фокусирането върху вашите най-важни, но и отнемащи повече време задачи, може да ви помогне да останете по-концентрирани, отколкото ако сте работили само върху по-малки и по-кратки задачи. Планирайте така графика си, че да се съсредоточите върху приоритетните дейности в началото на работния ден, когато сте най-будни и енергични.

4. Поставяйте си малки цели

Помислете дали да разделите по-големите цели на няколко по-малки, които да постигнете постепенно през целия ден. Подготвяне на необходимата документация, отговаряне на имейли или събиране на информация, са примери за малки цели.

Използвайте ги като етапи за измерване на вашия напредък към по-голямата цел. Отмятайте в дневния „to-do-list“ всяка приключена задача или цел. Така ще се чувствате по-мотивирани и удовлетворени от себе си, особено в края на деня.

5. Използвайте „правилото за двете минути“

„Правилото за двете минути“ включва изпълнение на задачи, за които са ви необходими само две минути или по-малко. Може например да отнеме само две минути, за да отговорите на бърз имейл или да запишете следващата си цел.

Практикуването на правилото може да ви помогне да се съсредоточите върху тези малки задачи между времето, необходимо за работа върху по-големи и по-сложни дейности.

 

 

 

 

View this post on Instagram

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A post shared by Time Work Productivity (@being_productive_)

6. Блокирайте времето в графика си

Задавайте ограничение във времето за всяка предстояща работна дейност. Целта е да си създадете визуален график, който да ви помогне да проследявате ангажиментите си и да фокусирате усилията си върху една конкретна задача за всеки блок от време.

В допълнение към планирането на работното време, може да включите време за почивка между всяка задача, за да можете да отпочинете ефективно, преди да преминете към следващата.

Снимка: Pixabay

7. Направете срещите по-продуктивни

Планирайки всяка работна среща, създайте дневния ред предварително, за да можете да очертаете най-важните теми за обсъждане и да отделите необходимото време.

При възможност да присъствате на срещите си виртуално, използвайте я! Така ще спестите допълнително време от пътуване до офиса или конферентната зала.

8. Делегирайте част от ангажиментите си

Ако имате различни задачи в списъка си, помислете дали да възложите някои от тях на други колеги. Делегирането ще ви помогне да отметнете повече ангажименти и да работите по-ефективно.

 

 

 

 

View this post on Instagram

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A post shared by Time Work Productivity (@being_productive_)

9. Прилагайте стратегията Pomodoro

Методът pomodoro (на италиански означава домат), е измислен през 80-те години на миналия век от италианеца Франческо Чирило. При тази стратегия задавате таймер и след това се посвещавате на задачата за 25 минути. Работите, докато таймерът изключи, след което си давате петминутна почивка, преди да продължите със задачата.

Тази стратегия е толкова ефективна, защото осигурява повече време за непрекъсната, фокусирана работа и след това ви дава възможност да си отдъхнете за няколко минути. За разлика от работата без почивка, при pomodoro 25 минути са напълно достатъчни, за да работите ефективно, но да не се уморите прекалено.

10. Ограничете прекъсванията

Дори приятните прекъсвания, като чат с колеги, могат да повлияят на производителността, ако не зададете ограничения. Помислете дали да затваряте вратата на офиса си за част от работния ден или ако работите в отворена офис среда (т. нар. open space), може да използвате слушалки за ограничаване на шума, за да не се разсейвате. 

Друг вариант е да зададете часове за фокусиране, през които да изключите известията на телефона и имейла си и да се концентрирате върху най-важните си задачи.

За още полезни съвети за постигане на желаните цели последвайте Tialoto в Instagram и харесайте страницата ни във Facebook